10 สุดยอดเทคนิคการใช้ Excel ที่ทุกคนควรรู้เอาไว้ ชีวิตจะง่ายขึ้นอีกหลายเท่าแน่ๆ

By arisjk -

 

November 5, 2017

Excel จัดเป็นหนึ่งในโปรแกรม Microsoft office ที่ถูกใช้งานบ่อยที่สุด ซึ่งหลายคนคงผ่านการเรียนวิชาคอมพิวเตอร์พื้นฐานมาบ้างแล้ว และสำหรับเจ้าโปรแกรมคำนวณอย่าง Excel ก็ทำเอาหลายคนปวดหัวกับมันไม่น้อย

แต่ไม่ว่าคุณจะไม่ปลื้มมันยังไง เมื่อวันหนึ่งที่เข้าสู่ช่วงเข้าวัยทำงานแล้วดันต้องไปข้องเกี่ยวกับเจ้าโปรแกรมนี้ มันก็ยากจะหลีกเลี่ยง ดังนั้นในบทความนี้เราจึงรวบรวม 10 สุดยอดเทคนิคการใช้ Excel ที่จะให้ชีวิตดูง่ายขึ้นอีกเท่าตัว

1. ข้ามจากแผ่นงานหนึ่งไปยังอีกแผ่นงานหนึ่ง เพียงกด Ctrl + PgDn และ
Ctrl + PgUp

2. ข้ามจากข้อมูลในแถวท้ายสุด ไปยังข้อมูลแถวถัดไป เพียงกด Ctrl + ลูกศร

ซึ่งจริงๆ เราก็ใช้ลูกศรในการเคลื่อนที่ไปมาอยู่แล้ว แต่ถ้ากด Ctrl + ลูกศร ก็จะทำให้เปลี่ยนทิศได้ไวขึ้นกว่าเดิม

3. ใช้ปุ่ม shift เพื่อคลุมดำข้อความที่ต้องการ โดยกด Ctrl + Shift +ลูกศร

4. ใช้ปุ่มลัดในการแปลงค่า

Ctrl + Shift + ! สำหรับเปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว
Ctrl + Shift + $ สำหรับแปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์
Ctrl + Shift + % สำหรับเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์

5. กด F4 เพื่อล็อคเซลล์

เมื่อคุณทำการคัดลอกสูตรใน Excel แต่ไม่ได้ต้องการก็อปไปทั้งเซลล์ วิธีแก้ง่ายๆ คือ เลือกเซลล์ที่ต้องการจากนั้นกด F4 เพื่อใส่เครื่องหมายดอลลาร์ $ และล็อกเซลล์

ถ้าคุณยังคงกด F4 มันก็จะวนไปวนมาระหว่าง ล๊อคทั้งคอลัมน์ถั้งแถว หรือล๊อคอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ล๊อคเลย

6. รวมผลลัพธ์ด้วย CountIF และ SumIF

CountIF คือ การนับจำนวนแบบมีเงื่อนไข
มีสูตรคือ CountIF(range,criteria) ใส่ช่วงข้อมูลที่ต้องการให้นับ (Range) และใส่เงื่อนไขที่ต้องการให้นับ (Criteria)

ตัวอย่างเช่น ใส่ช่วงข้อมูลของค่าที่ต้องการนับ แล้วตามด้วยใส่เงื่อนไขที่กำหนด หรือมูลค่าที่ต้องการทราบ จากนั้นก็จะทำการคำนวณจำนวนเรื่องในคอลัมม์  B ที่ประพันธ์โดยนักเขียนที่เลือก

SumIF คือ การเพิ่มค่าที่เลือกด้วยเกณฑ์ที่กำหนดไว้

ในตัวอย่างนี้ คือต้องการนับยอดวิวของนักเขียนแต่ละท่าน ซึ่งช่วงเซลล์ (range) ของผลรวมแตกต่างจากช่วงเซลล์ชื่อผู้เขียน แต่ทั้งสองช่วงดันมีขนาดเท่ากัน ดังนั้นจึงทำการใส่จำนวนยอดวิวในคอลัมม์ E และตรงกับชื่อนักเขียนในคอลัมม์ B

7. ดับเบิลคลิกเพื่อทำการคัดลอก

ไม่จำเป็นต้องกดค้างไว้และลากเมาส์เพื่อคัดลอกสูตรหรือชุดข้อมูล เพียงดับเบิลคลิกที่กล่องเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของเซลล์ก็จะทำการคัดลอกข้อมูลอย่างง่ายดาย

8.ใช้ & ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความ

หากต้องการรวมคอลัมม์ชื่อกับคอลัมม์นามสกุลเข้าด้วยกันเช่นตัวอย่างด้านล่าง ให้กด =[คอลัมม์ชื่อ]&” “&[คอลัมม์นามสกุล] อย่าลืมกด space bar ตามสูตรล่ะ

9. ลบข้อมูลด้วย LEFT, RIGHT และ LEN

LEFT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)

LEN (นับจำนวนตัวอักษร)

RIGHT (ข้อความต้นฉบับ,จำนวนอักขระ)

10. สร้างค่าสุ่มด้วย RAND

สำหรับสูตรนี้คือ RAND() เป็นการใช้สร้างค่าสุ่มระหว่างค่า 0-1 สำหรับวงเล็บนั้นให้ปล่อยว่างไว้ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลใดๆ และค่าสุ่มใหม่นี้ก็จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่มีการคำนวณอีกครั้ง

ที่มา www.businessinsider.com